Задача выглядит ерундовой ровно до того момента, пока не столкнёшься. Есть двенадцать отсканированных листов, нужен один документ. Через полчаса выясняется, что страницы встали не в том порядке, три из них вверх ногами, а одна сканировалась дважды.
Разберём порядок, который экономит эти полчаса.
Начинается всё со сканирования
Большая часть путаницы возникает не при сборке, а раньше. Поэтому несколько правил, которые стоит соблюдать с самого начала.
Сканируйте подряд, не перекладывая стопку. Самая частая причина перемешанных страниц — человек отвлёкся и положил лист не той стороной или не в тот момент.
Задайте осмысленное имя файлов с номером. Если сканер сам нумерует — прекрасно, не переименовывайте до сборки. Имена вида «скан_001», «скан_002» некрасивы, зато честно хранят порядок.
Кладите лист ровно и закрывайте крышку. Перекос в пару градусов потом видно на каждой странице, а исправлять его придётся вручную.
Не меняйте настройки посреди пачки. Если первые пять листов отсканированы в одном качестве, а остальные в другом, документ будет выглядеть разнородно, и это заметно.
Если сканера нет
Телефоном тоже можно, но требований больше.
Снимайте сверху, держа камеру параллельно листу. Съёмка под углом даёт трапецию, которую потом надо выправлять.
Ищите равномерный свет. Лучше всего у окна в пасмурный день. Хуже всего — одна лампа сбоку: половина страницы уходит в тень, и текст на ней читается плохо.
Следите за собственной тенью. Человек наклоняется над листом и закрывает его сам — это самая частая причина тёмной полосы посередине.
Кладите лист на контрастную поверхность. Белая бумага на белом столе — граница не видна, и автоматическая обрезка работает наугад.
Сборка
Когда страницы есть, их нужно сложить в один файл и привести в порядок. Разумная последовательность такая.
Сначала проверьте комплектность. Пересчитайте листы в бумажной стопке и файлы в папке. Если числа не сошлись, ищите пропажу сейчас, а не после сборки.
Потом выправьте отдельные страницы: разверните перевёрнутые, обрежьте лишние поля. Делать это удобнее до объединения, пока каждая страница — отдельный файл.
Дальше объедините в один документ, следя за порядком. Про то, как собрать сканы в один документ и что делать с перевёрнутыми страницами, написано по ссылке, с разбором частых ошибок.
И только в конце — распознавание, если оно нужно. Порядок здесь важен: распознавать удобнее готовый документ целиком, а не двенадцать отдельных картинок.
Что проверить перед отправкой
Пролистайте документ от начала до конца. Это звучит очевидно, но пропускают этот шаг постоянно, а именно он ловит девять ошибок из десяти.
Смотрите на три вещи. Все ли страницы на месте и в правильном порядке. Нет ли перевёрнутых и продублированных. Читается ли текст на самых плохих страницах — обычно это те, где был перегиб или тень.
Отдельно проверьте вес файла. Сканы в высоком качестве легко дают документ на несколько десятков мегабайт, который почта не пропустит. Если получилось тяжело, пересохраните с умеренным качеством: для документа, который будут читать с экрана, это незаметно.
Как называть и где хранить
Имя файла стоит писать так, чтобы через год было понятно без открывания: суть, контрагент, дата. Порядок частей лучше держать одинаковым во всех документах — тогда список сортируется сам собой и нужное находится глазами.
Дату разумно писать с года: так файлы выстраиваются по времени, а не по алфавиту месяцев. Мелочь, которая заметно упрощает жизнь, когда документов становится много.
И последнее. Бумажный оригинал после сканирования не выбрасывайте, пока не убедились, что скан полный и читаемый. Проверять это нужно в тот же день: находить недостающую страницу через месяц, когда стопку уже разобрали, — занятие безнадёжное.